• 사무혁신·보안 강화로 업무 효율성 UP

외부기관에 컨설팅 의뢰

현대자동차그룹이 문서중앙화(ECM)를 추진한다. 업무효율성을 높이는 동시에 보안을 강화하기 위한 방안이다.

5일 업계에 따르면 현대차그룹은 업무의 연속성 제고 및 효율성 증대와 보안 강화를 위해 문서중앙화를 추진키로 했다. 이를 위해 외부 기관에 컨설팅도 의뢰한 것으로 알려졌다.

문서중앙화는 요즘 대기업 사이에서 트렌드로 자리잡고 있는 스마트 워크의 큰 축 가운데 하나다. 개인별로 다뤄지던 문서를 중앙 서버에서 일괄적으로 관리하고, 업무를 담당하는 직원은 필요할 때마다 서버에 접속해 문서를 작성 및 저장하는 시스템이다.

문서중앙화가 이뤄지면 가장 도움이 되는 부분은 업무효율성과 연속성이 향상된다는 점이다. 문서중앙화가 이뤄지지 않은 기업의 경우 문서를 작성하는 담당자가 자리를 비우면 해당 문서를 다른 사람이 열람하는 것은 사실상 불가능하다. 또 직원이 회사를 그만두면 해당 문서가 사라지거나 외부로 유출될 가능성도 있다.

문서중앙화가 도입되면 이러한 문제는 한꺼번에 해결된다. 모든 문서가 중앙 서버에 저장되고 임직원은 이를 일시적으로 이용하는 데 그치기 때문에 담당자가 자리를 비우거나 이직을 하더라도 문제가 발생하지 않는다.

아울러 보안을 강화하는 데도 도움이 된다. 임직원은 아이디와 비밀번호를 입력하고 개인 단말기를 통해 문서에 접근하기 때문에 누가 언제 어느 문서를 열람하고 작성했는지 일일이 기록에 남아 저장된다. 따라서 문서 자체는 물론 문건 내용이 외부로 유출될 가능성이 현저히 낮아진다.

이 같은 장점들이 부각되면서 현대차그룹을 포함한 국내 주요 대기업 중 상당수가 문서중앙화 도입을 긍정적으로 검토하고 있는 것으로 알려졌다. 특히 올 상반기 본사를 찾는 방문객들의 노트북 검사를 강화하는 등 보안에 심혈을 기울이고 있는 현대차 입장에서는 문서중앙화가 꼭 필요한 상황인 셈이다.

현대차그룹 관계자는 “임직원들이 다루는 문건 중 상당수는 회사의 기밀과 관련돼 있고 궁극적으로는 회사의 자산임에도 지금껏 소홀히 다뤄진 측면이 있다”면서 “중앙에서 체계적으로 문서를 관리함으로써 업무효율성 제고와 보안 강화 등 다양한 효과가 기대돼 도입을 추진하고 있다”고 설명했다.
 

이충희 기자/hamlet@heraldcorp.com