［헤럴드경제=최정호 기자］# 단체여행을 전문으로 하는 투어메이드 사무실은 최근 한결 깔끔해졌다. 시도 때도 없이 ‘삑삑’거리는 팩스 소리와 사무실 이곳저곳에 쌓여 있던 종이더미가 어느 순간 사라진 덕분이다. 여행이나 행사를 준비하다 보면 이것저것 바뀌는 일이 많고, 또 그때마다 고객에게 일일이 알리는 일을 종이팩스 대신 ‘U+ Biz 웹팩스’로 대신하며 생긴 변화다. 김봉연 투어메이드 이사는 “웹팩스를 사용하면서부터 손쉽고 빠르게 대량 발송을 할 수 있게 돼 업무의 효율이 높아졌다”며 IT 오피스의 위력을 자랑했다.

# KT에 근무하는 김지영(34ㆍ여) 씨는 최근 둘째아이를 출산했다. 김 씨는 출산휴가에 이어 6개월 육아휴직을 사용했다. 여전히 두 아이에 대한 육아 부담은 해소되지 않은 상태에서 복직해야 하는 상황에 처했다. 김 씨의 근심을 덜어준 것은 ‘스마트워킹’ 제도다. 김 씨는 복직과 함께 스마트워킹을 실시하고 있다. 이로써 아이들과 보낼 수 있는 시간은 하루에 3시간씩 늘었다.

통신이 사무실에 혁명을 가져왔다. 길거리를 걸어가며 e-메일을 보고, 메신저를 주고받는 것은 기본이다. 종이 없는 팩스, 책상 없는 사무실까지 통신기술이 접목된 오피스 환경은 생산성 제고를 넘어 친환경 아이템으로까지 주목받고 있다.

종이 없는 팩스 웹팩스는 속도와 환경 모두를 만족시킨 솔루션이다. 일반전화망을 이용했던 기존 팩스와 달리 인터넷전화망을 이용하기 때문에 발송 속도 면에서 한층 빠르다. LG유플러스가 출시한 ‘U+ Biz 웹팩스’는 인터넷전화망과 일반전화망을 동시에 활용해 배 이상 빠르게 팩스를 보낸다. 발송 속도가 빨라지면서 대량 발송이나 동보 발송 시에도 신속하고 정확하게 송신이 가능해 업무 효율성까지 올라갔다.

종이와 토너도 사라졌다. 컴퓨터나 스마트폰으로 문서 파일을 바로 팩스로 송신하고, 팝업창으로 팩스 수신이 가능해졌다. 일반팩스 한 대를 유지하는 데에 필요했던 종이 값, 토너 값이 그대로 굳는 셈이다. 하루에 10장의 팩스 수신을 주고받는 사무실 한 곳에서만 매년 토너 값 60만원, 종이 값 5만원을 절약하는 셈이다. 여기에 종이 인쇄 대신 스마트폰이나 사무실 모니터로 팩스를 받을 수 있는 점까지 감안하면 경제 효과는 배가된다.

환경 보호는 덤이다. 우리가 흔히 사용하는 A4 용지 한 장을 생산하기 위해 필요한 물은 10ℓ, 또 이 과정에서 나오는 탄소는 2.88g이다. A4 용지 네 상자를 아끼면 30년생 나무 한 그루를 살릴 수 있다. 이것을 스마트폰 같은 통신기기로 대신하는 셈이다.

아예 사무실 책상과 의자를 없앤 곳도 있다. KT의 스마트워크센터다. 회의가 있다고 출장 일정을 미루거나 결재를 위해 사무실로 뛰어들어갈 필요가 없다. 전국 곳곳에 있는 KT 스마트워크센터 책상에 앉으면 내 사무실과 똑같은 환경이 펼쳐진다. 서울에서 제주까지 끊김 없이 연결하는 화상회의 시스템, 철저한 보안이 자랑이 가상 컴퓨터 같은 IT 시스템이 만든 작품이다.

특히 KT는 스마트워크센터를 여성들의 경력 단절을 해소하는 공간으로도 적극 활용하고 있다. 서울 7곳, 경기 7곳, 대전 1곳 등 전국에 마련된 KT 스마트워크센터에서는 어린 자녀를 둔 학부모 직원들의 모습을 어렵지 않게 볼 수 있다.

빌딩관리를 스마트폰 하나로 가능케 한 곳도 있다. SK텔레콤은 빌딩 에너지관리부터 임차, 자산관리까지 가능한 스마트 빌딩관리 솔루션 ‘티마크’를 운영하고 있다. 건물주의 스마트폰 애플리케이션을 통해 각종 빌딩 상황을 실시간으로 알려주고, 또 주변 임대료 시세 변동 등을 수시로 체크해 적정한 수익까지 실현할 수 있다. 임차인 역시 월별 임대료와 관리비 등을 실시간으로 확인할 수 있다.

한편 미래창조과학부가 최근 발표한 ‘국내 기업 IT 활용 실태조사’에 따르면 스마트폰이나 무선 인터넷을 업무에 활용하는 스마트오피스가 빠르게 확산되고 있다. 2009년 12.2%에 불과했던 스마트오피스 활용도는 지난해 22.2%로 배가량 높아졌다. 스마트폰과 태블릿의 보급 확대가 사무 환경에도 영향을 미치고 있다는 의미다.

업무 내용 역시 도입 초기 e-메일, 업무 결재 등에 한정됐던 스마트오피스는 최근 영업 지원, 고객 지원으로까지 범위를 넓히고 있다.


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